Arquivo do Paraná vai digitalizar 15 milhões de itens com a Iron Mountain

O Departamento de Arquivo Público do Paraná vai digitalizar e indexar seu acervo com a Iron Mountain, empresa americana de gestão de documentos. O investimento é de aproximadamente R$ 2,2 milhões, em serviços especializados e em infraestrutura de armazenamento na nuvem, e o escopo passa de 15 milhões de itens.

Do total, 10.237.422 são documentos oficiais em papel. Há ainda 4.726.385 itens em microfilme e 274.500 livros de resoluções e pareceres. Os microfilmes, quase um terço do acervo, ganham cópia digital que pode ser consultada sem leitor específico e sem desgastar o filme original.

Cada etapa segue a mesma sequência: preparação dos materiais, captura digital, tratamento técnico das imagens, indexação e controle de qualidade. A indexação é o que muda a rotina. Cada documento passa a ser encontrado por busca, sem que um servidor precise localizar a caixa ou o rolo certo no arquivo físico.

Objetivo declarado pelo governo

A Secretaria da Administração e da Previdência (Seap) diz que o projeto serve para preservar a memória institucional do estado, reduzir o manuseio dos originais e deixar a consulta mais rápida e segura, tanto para servidores quanto para a população. Segundo o secretário Kunibert Kolb Neto, o que levava meses para ser localizado pode passar a ser acessado em segundos, com reflexos na transparência e na fiscalização do Estado.

Quem é a Iron Mountain

A empresa foi fundada nos anos 1950, nos Estados Unidos, e ficou conhecida pelo armazenamento de documentos físicos. Nos últimos anos, ampliou a oferta de digitalização. É negociada na Bolsa de Nova York como fundo de investimento imobiliário e atende mais de 225 mil clientes em dezenas de países. Além da guarda física e da custódia de mídias magnéticas e artefatos valiosos, oferece custódia digital na nuvem, destruição segura e reciclagem de documentos. Entre os clientes citados pela companhia estão Oracle, Grammy Museum, Akamai, Canal+, The Coca-Cola Company, GarantiBBVA, Sanofi e Boeing.

Para o setor público, o caso mostra a digitalização contratada como serviço, com a infraestrutura de armazenamento incluída. Quem trabalha com gestão documental vai olhar para o controle de qualidade e para a indexação, porque é ela que decide se a busca encontra o documento certo. O material apurado não informa prazo de conclusão nem cronograma por etapa, dado que cabe cobrar do órgão ao acompanhar a execução.